5 trików, jak w prosty i skuteczny sposób usprawnić działanie biur

5 trików, jak w prosty i skuteczny sposób usprawnić działanie biur

Sprawne działanie biur leży w interesie firm, lecz jest cenione także przez klientów, którzy nie muszą czekać w długich kolejkach na załatwienie swoich spraw. Czy wiesz, co zrobić, by Twoi pracownicy biurowi stali się bardziej efektywni? Poznaj 5 trików, dzięki którym wzrośnie skuteczność ich pracy.

Trik pierwszy – Uporządkuj dokumenty

Niesprawne działanie biur wynika często z chaotycznego zarządzania zgromadzonymi w nich zasobami, a to z kolei może być spowodowane niewłaściwym zagospodarowaniem firmowej przestrzeni. Jeżeli więc w Twojej firmie często giną dokumenty, a stosy faktur niemal całkowicie zakrywają blaty biurek, nie zwlekaj i jak najszybciej kup segregatory oraz pudła do archiwizowania danych. Dzięki temu niewielkim kosztem uzyskasz porządek w biurze i zwiększysz efektywność pracowników, którzy nie będą już tracili czasu na poszukiwanie zagubionych umów.

Trik drugi – Wyznacz godziny przerw

Porządek nie powinien sprowadzać się tylko do odpowiedniego ułożenia dokumentów, lecz musi obejmować także całą organizację pracy w biurze. Jeżeli więc chcesz uniknąć przestojów spowodowanych równoczesnym wyjściem na przerwę połowy Twojego zespołu, ustal osobny czas odpoczynku dla każdego pracownika. Dzięki temu zapobiegniesz tworzeniu się kolejek oraz pretensji ze strony zniecierpliwionych klientów.

Trik trzeci – Nadawaj zadaniom priorytety (i naucz tego pracowników)

W pracy biurowej zdarzają się sytuacje wyjątkowe tj. niezapowiedziana kontrola, które wytrącają pracowników z rytmu wykonywania zadań. W pozostałym czasie mogą oni jednak trzymać się planu, który zakłada podział obowiązków na te z wysokim i niskim priorytetem. W korespondencji służbowej sygnalizuj więc, na ile pilne jest wykonanie danego zadania i ucz pracowników tego, by również sami tworzyli dzienne plany pracy z podziałem na kluczowe i mniej istotne cele.

Trik czwarty – Jasno formułuj polecenia

Jeśli nie chcesz, by pracownicy biurowi tracili czas na analizowanie, o co chodzi w wysłanym przez Ciebie e-mailu, staraj się od razu jasno formułować kierowane do nich komunikaty. Dzięki temu unikniesz niedomówień i zmniejszysz liczbę niewłaściwie wykonanych zadań, a także polepszysz relacje z zespołem.

Trik piąty – Pamiętaj o feedbackach

Staraj się na bieżąco monitorować przebieg prac biurowych i wysyłać pracownikom wiadomości zwrotne, których celem będzie zwiększenie efektywności poszczególnych procesów. Nie skupiaj się jednak wyłącznie na przekazywaniu wniosków płynących ze swoich obserwacji, lecz chwal pracowników za dotychczasowe osiągnięcia i pokazuj im korzyści płynące z usprawnienia działania biura.

Koszt zastosowania tych pięciu prostych trików jest niewielki, lecz idąca za tym zmiana może pozytywnie wpłynąć na funkcjonowanie całej firmy. Nie wahaj się więc i wypróbuj je wszystkie w swoim przedsiębiorstwie.