Co trzeba zrobić z dokumentami firmowymi?

Jednym z wielu obowiązków, jakim zostaje obarczony przedsiębiorca, jest odpowiednie przechowywanie i archiwizacja dokumentów. Warto więc wiedzieć, przez jaki okres należy przetrzymywać konkretne grupy dokumentów, a kiedy można pozwolić sobie na oszczędność miejsca i pozbyć się zalegających pism. Jak więc, odpowiednio przechowywać dokumenty, a kiedy i w jaki sposób je utylizować?

Ile lat należy przechowywać dokumenty?

Wszystko zależy od rodzaju przetrzymywanych dokumentów. Prawo dokładnie narzuca, przez jaki czas należy przechowywać konkretny rodzaj dokumentów. Zasadniczo można wyróżnić trzy grupy: dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty kadrowe.
Dokumenty podatkowe: Do tej grupy dokumentów zalicza się oryginały, jak i kopie faktur VAT, księgi podatkowe, duplikaty wystawionych rachunków, dokumenty powiązane z poborem oraz inkasem podatkowym. Aby uniknąć kary grzywny i archiwizować dokumenty odpowiednio, należy przechowywać dokumenty podatkowe przez okres 5 lat, zaczynając liczenie od końca roku kalendarzowego.
Dokumenty ZUS: Przepisy regulujące przetrzymywanie dokumentów ubezpieczeniowych, jedynie częściowo określają, jak długo należy je przechowywać. Dodatkowo różnicują ten okres w zależności od wybranej podgrupy. Tak więc, dokumenty zgłoszeniowe, niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności należy przechowywać przez cały okres jej prowadzenia. Zasada ta została przyjęta umownie, gdyż w przepisach prawnych nie został podany wymagany czas archiwizacji. Dokumenty zgłoszeniowe, takie jak raporty i deklaracje rozliczeniowe należy zachować przez 10 lat od momentu przesłania ich do ZUS. Jest to okres, w którym należy zachować kopie dokumentów składanych zarówno w formie tradycyjnej – papierowej, jak i elektronicznej.

Dokumenty płatnicze, które stanowią dowód opłacenia składek, a tym samym terminu, w którym zarejestrowano wpłatę, powinno się przechowywać do czasu kiedy, zobowiązania podatkowe przedawnią się lub do momentu zatwierdzenia przez organy ZUS uprawnień emerytalnych. Obowiązek przechowywania tego rodzaju dokumentów wynika bezpośrednio z Ordynacji podatkowej, dokumenty płatnicze świadczą bowiem, o poniesionych kosztach i uprawnieniach do emerytury.
Dokumenty pracownicze: Przedsiębiorstwo ma obowiązek przetrzymywać wszystkie dokumenty zatrudnionych pracowników, przez okres 50 lat od rozwiązania umowy. W przypadku kiedy firma zakończy swoją działalność wcześniej, obowiązek ten może przejąć specjalne archiwum.
Inne dokumenty: Wszystkie dokumenty z zakresu inwentaryzacji należy przechowywać przez okres 5 lat. Natomiast dokumenty reklamacji minimum rok od rozliczenia.

Gdzie przechowywać dokumenty, a gdzie i jak je niszczyć?

Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do archiwizacji dokumentów w miejscu wykonywania działalności gospodarczej, siedzibie bądź też oddziale firmy. Dokumenty powinno przechowywać się w oryginalnej postaci w sposób pozwalający na łatwe odnalezienie ich. Warto posegregować dokumentacje ze względu na kategorię oraz lata. W razie potrzeby można zainwestować w profesjonalny program komputerowy umożliwiający odpowiednie przetrzymywanie dokumentów w formie elektronicznej.

Z obecnych przepisów ustawy o rachunkowości wynika, że w takiej postaci można przechowywać dokumenty takie jak: wyciągi bankowe, deklaracje podatkowe, księgi rachunkowe, dowody księgowe, oryginały i kopie dokumentów kasowych, sprawozdania finansowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz polecenia księgowania. Naturalnie, w formie elektronicznej można przechowywać wszystkie dokumenty, które w ten sposób powstały.
Co z dokumentami zdezaktualizowanymi, przedawnionymi i po prostu niepotrzebnymi? Otóż prawo, jasno mówi o tym, iż dane (zarówno aktualne, jak i nie) należy zabezpieczyć przed dostaniem się w ręce osób nieupoważnionych. Dlatego też, do usuwania dokumentów trzeba podejść ze starannością, w innym przypadku można narazić się na karę grzywny bądź ograniczenia lub pozbawienia wolności do 2 lat. Dlatego najlepiej zwrócić się do firmy, które specjalizują się w niszczeniu dokumentów. Dodatkowo tajne i poufne dokumenty wyrzucone, chociażby na śmietnik mógłby stać się zagrożeniem dla firmy. W takich dokumentach jest wiele ważnych i cennych informacji, które w niepowołanych rękach mógłby przyczynić się do dużych strat (np. finansowych) firmy.

Najlepszym i powszechnie używanym urządzeniem do niszczenia dokumentów jest niszczarka. W zależności od wybranego modelu maszyna niszczy pojedyncze kartki lub całe pliki papieru, tnie na małe kilkunasto- ale też kilku milimetrowe paseczki. Warto pamiętać, że dokumenty należy zniszczyć tak, by zostało uniemożliwione odtworzenie ich treści. Istnieją przepisy, które konkretnie regulują, na jakiej wielkości skrawki powinno się niszczyć dokumenty ogólne a na jakie, chociażby te poufne.
Z pewnością należy usuwać zdezaktualizowane i przedawnione dokumenty, warto jednak robić to w sposób należyty, wykorzystując przy tym uprawione firmy, specjalizujące się w niszczeniu dokumentów.