7 rodzajów dokumentów, które powinno się przechowywać

Prowadzenie firmy nakłada na przedsiębiorcę wiele obowiązków, wśród których jest także fakturowanie, rozliczenia podatkowe oraz przechowywanie dokumentacji podatkowej i innych dokumentów księgowych. Chcąc ułatwić sobie to zadanie można kupić specjalny program do wystawiania faktur, w którego pamięci można przechować niezbędne pliki.

Co trzeba zachować w programie do wystawiania faktur?

Dokumentacja księgowa w firmach jest prowadzona do celów podatkowych. W związku z tym nie należy jej wyrzucać, a przechowywać tak, by w trakcie ewentualnej kontroli z Urzędu Skarbowego był do niej swobodny dostęp. Konieczne jest przechowywanie dokumentacji podatkowej, czyli ksiąg podatkowych, ewidencji, rejestrów, dokumentów inwentaryzacyjnych, dowodów księgowych i sprawozdań finansowych. Dokumenty księgowe powinny być ułożone i ponumerowane zgodnie z księgą przychodów i rozchodów. Należy starannie je zabezpieczyć przed zgubieniem lub zniszczeniem. Jeśli korzystamy ze specjalnego programu r2faktury do wystawiania faktur, również musimy dbać o to, by wszystkie pliki były właściwie ułożone i by znajdowały się na nich informacje o tym, że faktura została opłacona, a podatek odprowadzony. W każdej firmie powinno się zadbać o odpowiednie przechowywanie dokumentacji podatkowej – wszystkie pliki muszą mieć swoje miejsce, by w razie potrzeby móc szybko je znaleźć. Dokumenty księgowe można przechowywać także w formie elektronicznej. Muszą jednak być dobrze zabezpieczone przed możliwością dokonania ewentualnej zmiany, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, a także uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przedsiębiorca odpowiada za przygotowanie kopii zapasowej dokumentacji elektronicznej na osobnych, trwałych nośnikach danych cyfrowych, co jest bardzo ważnym zastrzeżeniem. Poza tym powinien mieć dostęp do urządzeń służących do odczytu i wydruku informacji ze wspomnianych nośników.

Inne publikacje  Czy jest skuteczne szkolenie z zarządzania?

Jak długo konieczne jest przechowywanie dokumentacji w programie do wystawiania faktur?

Dokumenty księgowe dla celów podatkowych należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym minął termin zapłaty podatku. W przypadku podatku dochodowego ważny jest termin złożenia zeznania rocznego i zapłaty podatku dochodowego, gdyż upływa on 30 kwietnia roku następującego po rozliczanym roku podatkowym. W związku z tym okres przechowywania dokumentacji podatkowej należy liczyć od końca roku, w którym uregulowano podatek. W przypadku korzystania z elektronicznej formy przechowywanie dokumentacji w programie do wystawiania faktur należy pamiętać o tym, by wszystkie pliki przenieść na trwałe nośniki i dobrze przechowywać, by przypadkowa awaria nie spowodowała problemów z gromadzeniem dokumentacji.

Archiwizacja i właściwe przechowywanie dokumentacji podatkowej to bardzo ważny aspekt działalności przedsiębiorstwa. Właściciel firmy musi zadbać o to, by przepisy były przestrzegane we właściwy sposób. Jeśli w przedsiębiorstwie korzysta się z programu do wystawiania faktur, trzeba zadbać także o właściwe przechowywanie plików elektronicznych.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *