Czym jest faktura i jakie dane musi zawierać?

Faktura jest dokumentem poświadczającym jakiś zakup. Przedmiotem transakcji może być usługa (np. reklamowa) bądź rzecz wymieniana między kupującym (nabywcą), a sprzedającym. Warto wiedzieć, że faktura wystawiana jest zawsze, nawet, jeżeli jej nie dostaniemy, ponieważ każda transakcja sprzedaży musi zostać jakkolwiek udokumentowana. Niektórzy sprzedawcy nie wystawiają faktur dla kupujących, co nie jest ich obowiązkiem, niemniej owe faktury istnieją, a każdy legalny zakup jest udokumentowany (otrzymywany w sklepie paragon również jest poświadczeniem zakupu).

Faktury nie zawsze są takie same, ale muszą zawierać pewne elementy, aby były ważne. Każdy taki dokument musi mieć:

• datę wystawienia
• kolejny numer faktury
• dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa firmy/imię i nazwisko, adres i opcjonalnie numer NIP)
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
• wartość i kwota podatku
• wartość towaru (usługi) z podatkiem i bez
• cena jednostkowa netto towaru lub usługi
• kwota rabatu, o ile nie została ona  uwzględniona w cenie jednostkowej netto
• suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
• kwota należności ogółem wraz z należnym podatkiem wyrażone cyframi i słownie
• podpisy stron (osób upoważnionych do otrzymania i wystawienia faktury)

Faktury (zgodnie z art. 106 ust. 3, 4 i 5 ustawy o podatku od towarów i usług należy wystawić nie później niż:

• Trzydziestego dnia od dnia wykonania usługi (w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych)
• Sześćdziesiątego dnia od dnia wydania towarów
• Dziewięćdziesiątego dnia w przypadku wykonywania usługi drukowania książek (z wyłączeniem map i ulotek), gazet, czasopism i magazynów
• Z upływem terminu płatności (w określonych przypadkach)
• Siódmego dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania

Każda faktura wystawiana jest w oryginale i kopii. Istnieją również inne rodzaje faktur, różniące się nieco od jej formy podstawowej.

Faktura zaliczkowa

Jeśli kontrahent otrzymuje zaliczkę na poczet przyszłych prac musi on wystawić fakturę zaliczkową. Zasadniczo ten rodzaj faktury wystawia się nie później niż piętnastego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od kupującego. Dokument ten nie może być też wystawiony wcześniej niż trzydziestego dnia:

• przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi
• przed otrzymaniem całości lub części zapłaty

Faktura korygująca

Ta faktura wystawiana jest przez sprzedawcę będącym podatnikiem VAT. Może być ona wystawiana w wyniku  zmian wartości sprzedaży wystawionego towaru lub usługi, z przyczyny:

1. udzielenia rabaty po wystawienia wcześniej faktury – muszą być one prawnie dopuszczalne i udokumentowane
2. zwrotu towaru
3. zauważeniem pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury

Dokument korygujący powinien zawierać:

• wyraz „korekta” lub „faktura korygująca”
• numer kolejny faktury
• datę wystawienia korekty
• dane z faktury, której dotyczy korekta
• przyczynę, dlaczego korekta występuje
• zmiany, które nastąpiły w kwotach
• prawidłową treść korygowanych pozycji

Faktura uproszczona

W przypadku, gdy jednorazowa transakcja nie przekracza 450 zł (100 euro w wypadku kwoty wyrażonej w innej walucie) jest możliwość wystawienia faktury uproszczonej przez podatnika.

Faktura nie musi zawierać danych nabywcy, rodzaju i ilości zakupionego towaru lub usługi, ceny netto, stawki  podatku VAT.

Faktury uproszczonej nie można wystawić w przypadku sprzedaży poza granicami kraju, braku numeru NIP nabywcy itp.

Posiadając firmę warto zainwestować w program do fakturowania, z możliwością wygenerowania pliku JPK, ponalewa od stycznia 2018 roku każda firma (nawet mała) jest zobowiązana go wysłać do Urzędu Skarbowego