10 przykazań cyfrowego archiwum

Cyfryzacja dokumentów staje się coraz bardziej powszechna. Dokonują tego zarówno przedsiębiorcy, instytucje państwowe, a także organizacje non profit. Przygotowując archiwum cyfrowe warto trzymać się ogólnie przyjętych zasad, które znacznie ułatwiają zarówno opracowanie dokumentów cyfrowych, jak i późniejsze prowadzenie zdigitalizowanego archiwum. O czym należy pamiętać przede wszystkim przygotowując dokumenty do cyfryzacji i prowadząc archiwum cyfrowe? Poniżej przedstawiamy najważniejsze kwestie związane z tym tematem.

Jakie są najważniejsze zasady dotyczące zakładania i prowadzenia archiwum cyfrowego?

a) Digitalizacja – czyli cyfryzacja dokumentów to proces, w którym treść analogowa jest przekształcana na cyfrową;

b) Istota digitalizacji – cyfryzacja dokumentów pozwala na znacznie zmniejszenie objętości archiwum, co znacznie ułatwia przechowywanie cennych danych. Znacznie łatwiejsze jest też udostępnianie i odnajdywanie poszczególnych danych. Jednak co najważniejsze, cyfryzacja dokumentów sprawia, że są one lepiej zabezpieczone przed zniszczeniem – jest to ważne zarówno dla firm bazujących na dużej ilości dokumentach, ale i dla takich instytucji jak biblioteki, gdzie zamiast cennych oryginałów można udostępnić wersję cyfrową książek.

c) Profesjonalizm – w przypadku digitalizowania dużych archiwów i cennych dokumentów najlepiej postawić na specjalistyczne firmy, które zajmują się cyfryzacją dokumentów – posiadają one wysokiej jakości sprzęt, który umożliwia szybkie i sprawne skanowanie nawet bardzo dużych ilości dokumentów, w tym takich, które niosą za sobą również wartość historyczną;

d) Porządek – dane przed digitalizacją muszą być odpowiednio uporządkowane z uwagi na to, że w takiej kolejności będą poddawane procesowi cyfryzacji i katalogowane;

e) Opisywanie dokumentów następuje dopiero po ich skopiowaniu – takie zasady dotyczą zarówno dokumentów w tradycyjnej formie, jak również zdjęć i filmów oraz nagrań dźwiękowych;

f) Ocena stanu dokumentów – przed przystąpieniem do cyfryzacji konkretnych dokumentów należy ocenić ich stan. Jeżeli nie pozwala on na dokonanie digitalizacji, to w takim wypadku, szczególnie jeśli cyfryzacji poddawane są cenne dokumenty, to proces kopiowania muszą poprzedzić prace konserwatorskie;

g) Kontrolowanie jakości – do kontrolowania jakości wykonywanych cyfrowych kopii służą zazwyczaj kopie wzorcowe. Są powiązane z metadanymi i na tej podstawie określa się ich prawidłowość oraz wykonuje kolejne kopie dokumentów przeznaczonych do cyfryzacji;

h) Udostępnianie treści – kiedy kopie wzorcowe są przygotowane i można przygotować kolejne kopie dokumentów są one udostępniane. W zależności od rodzaju zlecenia dokumenty są umieszczane na stronach internetowych do tego przeznaczonych lub są katalogowane w specjalnych systemach;

i) Zabezpieczanie dokumentów – wszystkie kopie cyfrowe dokumentów muszą być odpowiednio zabezpieczone przed naruszeniem, kopiowaniem i kradzieżą;

j) Przechowywanie – dane zapisane w sposób cyfrowy są o wiele łatwiejsze do przechowywania niż w formie tradycyjnej. Jednak i im trzeba zapewnić odpowiednie warunki. Z reguły nośniki i serwery przechowywane są w osobnych pomieszczeniach, w których panują określone warunki (odpowiednia temperatura powietrza i wilgotność).

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *